Workflows - Wie funktioniert was?

Allgemeines

Im Folgenden werden die wichtigsten Workflows erklärt. Wir gehen davon aus, dass Sie den Impfl korrekt installiert und konfiguriert haben, ein Dokumentenscanner eingerichtet und Sie die GDT-Schnittstelle zu Ihrer Praxis-DV zum Laufen gebracht haben.

Impfl Zentrale

Zu erst lernen Sie, wie Sie die “Impfl Zentrale” aufrufen. Die Impfl Zentrale

  • zeigt Ihnen übersichtlich den COVID-19 Impfstatus eines oder einer Patienten oder Patientinnen
  • erzeugt personalisierte Aufklärungs- und Anamneseformulare für den gewählten Impfstoff für den/die gewählten Patient:n
  • zeigt, ob die unterzeichneten Patientenformulare zu COVID 19 vorliegen und eingescannt sind
  • lässt Sie die Impfung per Klick einfach dokumentieren
  • schiebt den Impfinteressierten auf die Warteliste, wenn sie/er noch nicht an der Reihe ist
  • ruft den Terminplaner für den/die Patient:in auf

Das Schöne ist, dass die Impfl Zentrale per Knopfdruck aus der Praxis-DV aufgerufen wird und Sie daher keinerlei Patientendaten eintippen müssen!

Impfl Zentrale aufrufen

Die Impfl Zentrale erscheint automatisch, wenn Sie für einen/eine Patienten oder Patientin den entsprechenden Auftrag (GDT-Anforderung) in der Praxis-DV auslösen:

  1. Gewünschte:n Patienten/Patientin in der Praxis-DV öffnen
  2. GDT-Auftrag auslösen (Klick auf “iSEKS Impfl”)
  3. Die Impfl Zentrale erscheint automatisch
  4. Patientenname, Adresse etc. ist schon übertragen und wird im Impfl gespeichert

Die folgenden Workflows können Sie in nahezu beliebiger Reihenfolge aufrufen (Ausnahme: Nach einer Abschlussimpfung können Sie keine Erstimpfung vornehmen).

Patient:in auf Warteschlange setzen

Falls ein/eine Patient:in sich gerne impfen lassen möchte, aber noch kein Impfstoff für sie/ihn verfügbar ist, können Sie den/die Patient:in auf die Warteschlange setzen. Klicken Sie auf “Warteschlange”, wählen Sie dann den vorgesehenen Impfstoff.

Sie können später die Warteschlange aufrufen, und für den/der Patient:in einen Termin zu vereinbaren, wenn z.B. genügend Impfstoff verfügbar ist.

Überprüfen, ob die Impfformulare eines/einer Patienten/Patientin bereits vorliegen

In der Impfzentrale können Sie auf einen Blick erkennen, ob die unterzeichneten Impfformulare bereits eingescannt vorliegen.

Falls für diesen Patienten COVID-19 Impf Dokumente eingescannt wurden, wird dies durch ein grünes Häckchen hinter “Dokumente” gekennzeichnet.

Durch Betätigung der Schaltfläche mit dem symbolisierten Auge, öffnen Sie Ihren PDF-Viewer mit allen für diesen Patienten eingescannten Formularen an.

Impftermine für Ihre Patienten festlegen

Für die Verwaltung der Impftermine und auch um die benötigten Impfstoffmengen zu planen, können Sie für den/der in der Impfl Zentrale aufgerufenen Patient:in eine Impftermin für Erst- und/oder Zweitimpfung planen.

Betätigen Sie hierzu das Kalendersymbol unter Erstimpfung bzw. Zweitimpfung.

Es erscheint der Terminkalender für COVID-19 Impfungen.

Bei Erstimpfungen wird die aktuelle Kalenderwoche angezeigt. Falls Sie eine Zweitimpfung/Abschlussimpfung planen, erscheint diejenige Kalenderwoche, die den Beginn des empfohlenen Zeitkorridors für die Zweitimpfung des gewählten Impfstoffs enthält.

Im Kalender werden freie Terminslots in Grün dargestellt, Feiertage werden grau angezeigt. Für die Planung des Zweittermins bzw. der Abschlussimpfung werden Zeitslots, die außerhalb des empfohlenen Zeitkorridors für die Zweitimpfung liegen hellblau markiert.

  1. Blättern Sie mit den Pfeiltasten (onben rechts) in in diejenige Kalenderwoche, in der die Impfung stattfinden soll.
  2. Klicken Sie nun auf den Zeitslot, für den der Impftermin geplant wird
  3. Wählen Sie den Impfstoff aus, der verimpft werden soll

  1. Es wird automatisch ein Terminerinnerung für den Patienten auf dem Standarddrucker ausgegeben. Neben dem eigentlichen Termin enthält das Merkblatt QR-Codes, mit denen Ihr:e Patient:in mittels ihres/seines Smartphones den Termin in seinen/ihren Kalender eintragen kann. Außerdem werden Hinweise gegeben, woran vor dem Impftermin zu denken ist.

  1. In der Impfl Zentrale erscheint der der vergebene Impftermin. Wenn erforderlich, kann der Termin durch Betätigung des “Mülleimers” entfernt und danach neu vergeben werden.

Personalisierte Impf Formulare ausdrucken

Durch Betätigen des Druckersymbols bei Dokumentation in der Impfl Zentrale werden nach Auswahl der Impfstoffgattung (mRNA für BioNTech/Moderna und Vector für AstraZeneca) die personalisierte Aufklärungsformular und Anamnesebogen (Originalformulare des RKI) auf den Standarddrucker ausgedruckt.

Dabei sind Patientenname, Geburtsdatum etc. bereits eingetragen. Außerdem erscheint wird noch ein zusätzlicher QR-Code auf den ausgedruckten Seiten ausgegeben, der es Impfl erlaubt, später das unterzeichnete Dokument wieder dem/der Patient:in vollautomatisch sicher zuzuordnen und zu archivieren.

Das Einscannen der von der/dem Patient:in und dem/der Arzt/Ärztin unterzeichneten Formulare kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Die Zuordnung der unterzeichneten Formulare erfolgt dann vollautomatisch.

Impfung dokumentieren

Durch Betätigung des Symbols “Spritze” dokumentieren Sie den Impfvorgang für den/die in der Impfl Zentrale ausgewählte:n Patient:in.

Es erscheint der Impf Dialog:

  • Seite: Wählen die Impflokation (rechter Arm oder linker Arm)
  • Impfstoff: Wählen Sie den applizierten Impfstoff aus
  • Indikation: Hier können Sie die Indikation wählen. Ist diese für Sie irrelevant, belassen Sie die Auswahl bei Allgemein
  • Charge: Dokumentieren Sie die verwendete Impfcharge. Es wird automatisch die zuletzt eingegebene Impfcharge für den ausgewählten Impfstoff vorgeschlagen.

Im unteren Teil des Dialogs werden bereits dokumentierte Impfungen aufgelistet. Es ist möglich eine fehlerhaft dokumentierte Impfung zu entfernen, indem Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste) in der entsprechenden Tabellenzeile aufrufen und Löschen betätigen.

Drücken Sie die “Spritze” oben links im Dialog, um die Eingaben zu speichern. Wenn Sie abbrechen möchten, ohne etwas zu speichern drücken Sie “ESC”.

Patientenformulare einscannen

Wenn Sie die unterzeichneten Formulare von dem/von der Patient:in zurückerhalten haben, können Sie diese mit einem Dokumentscanner Scanner einscannen.

Sie dürfen nur Formulare für jeweils eine:n Patient:in gleichzeitig in den Papiereinzug einlegen. Bitte achten Sie auf die Orientierung. Wichtig ist, dass Sie beim Einscannen darauf achten, dass Sie keinesfalls die Formulare verschiedener Patienten/Patientinnen vermischen.

Das Dokument wird nun analysiert. Hat Impfl erkannt, dass es sich um ein COVID-19 Impfdokument handelt und konnte Impfl das Dokument dem/der richtigen Patient:in zuordnen, so wird das Dokument automatisch diesem/dieser Patient:in zugeordnet, signiert und als COVID-19 Dokument im Impfl archiviert. Zusätzlich wird die PDF-Datei umbenannt, mit der Patienten-ID versehen und in den Ausgangsordner geschrieben. Falls Ihre Praxis-DV dafür geeignet ist, kann sie diese Datei als Dokument an die Karteikarte anhängen.

All dies geschieht, ohne dass von Ihnen ein manueller Eingriff erforderlich ist (außer dem Einlegen der Dokumente in den Dokumentenscanner).

Wird ein Dokument nicht als COVID-19 Dokument erkannt, so wird es ebenfalls dem/der Patient:in zugeordnet und der Praxis-DV im Ausgangsordner mit Patienten-ID übermittelt; jedoch wird es nicht signiert und auch nicht in Impfl archiviert.

Konnte der/die Patient:in auf dem Dokument nicht identifiziert werden, so erscheint ein Dialog zur manuellen Zuordnung des Dokuments.

Die erkannte Dokumentart wird bei Dokument: angezeigt. Nur wenn es sich um ein COVID-19 Impfdokument handelt, kann es in der Folge als Impfdokument im Impfl abgelegt werden.

Es wird Ihnen eine priorisierte Liste aller dem Impfl bekannter Patienten/Patientinnen angezeigt. Durch Eingabe der Patienten-ID, das Nachnamens oder des Vornamens (Nachname, Vorname) im Feld Suche können Sie sich schnell den/die gewünschte Patient:in lokalisieren. Wählen Sie nun den/die Patient:in aus, dem/der das Dokument zugeordnet werden soll.

Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

  • Mit der Schaltfläche Überspringen belassen Sie die PDF-Datei im Eingangsverzeichnis des Impfls und schließen den Dialog
  • Die Schaltfläche Dokument prüfen zeigt Ihnen das Dokument an.
  • Manuell Zuordnen: Das Dokument wird unverändert in den Ausgangsordner verschoben. Sie können das Dokument dann z.B. mit Ihrer Praxis-DV manuell Zuordnen
  • Zuordnen: Sie ordnen das Dokument dem/der gewählten Patient:in zu. Nur wenn es sich um ein COVID-19 Impfdokument handelt, wird es zusätzlich signiert und automatisch in der Impfl Datenbank zu dem/der gewählten Patient:in abgelegt. Schließlich wird die PDF-Datei in den Ausgangsordner verschoben und die Patienten-ID in den Dateinamen eingefügt.

Impftermine einsehen und verwalten

Um den Terminkalender für COVID-19 Impfungen einzusehen, klicken Sie bitte auf das “iSEKS Impfl” Symbol und wählen Sie Impfkalender.

Sofort erscheint der Impfkalender für die aktuellen Kalenderwoche.

  • Blättern Sie mit den Pfeiltasten (oben rechts) zur gewünschten Kalenderwoche.
  • Die Impftermine werden mit Patientenname und geplantem Impfstoff dargestellt. Mit 1 bzw. 2 wird symbolisiert, ob die Erst- oder Abschlussimpfung/Zweitimpfung geplant ist.
  • In der Kopfzeile des Dialogs wird angezeigt, wie viele Impfungen mit welchem Impfstoff in der jeweiligen Kalenderwoche geplant sind.

Impftermin verschieben oder stornieren, Impferinnerung ausdrucken

Falls ein Patient mit Wünschen für Terminänderungen anruft, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Suchen Sie den Termin des Patienten indem Sie in das Eingabefeld oben rechts klicken und den Namen, Teile des Namens oder die Patienten-Id eingeben. Es werden dann alle Patienten mit Terminen angezeigt, die diesen Kriterien entsprechen.
  2. Wählen Sie den Patienten/Termin aus. Der Terminkalender wechselt in die entsprechende Kalenderwoche, der Termin blinkt rot auf.
  3. Wenn Sie mit der Mauszeiger über den Termin fahren, erscheinen Schaltflächen, mit denen Sie den Termin löschen oder verschieben können. Mit dem Druckersymbol drucken Sie die Terminerinnerung auf dem Standarddrucker aus.
  4. Zum Löschen betätigen Sie das linke Symbol “Mülleimer”, zum Verschieben benutzen Sie das mittlere Symbol und klicken dann auf den neuen Wunschtermin.

Beschaffung für Impfstoffe planen

Wenn Sie die Impfl Terminplanung konsequent nutzen, können auf einen Blick sehen, wie viel von welchem Impfstoff Sie für die nächste Kalenderwoche beschaffen müssen.

Werfen Sie dazu einen Blick auf die Kopfzeile des Terminplaners. Dort wird angezeigt wie viele Impfdosen für die jeweilige Kalenderwoche mindestens gemäß der Terminplanung reserviert sind.

Warteschlange einsehen und abarbeiten

Die Impfl Zentrale bietet Ihnen die Möglichkeit, Patienten auf die Warteliste zu setzen, wenn diese ein Impfinteresse beanspruchen, aber noch kein ensprechender Impfstoff angeboten werden konnte. Ist später genug Impfstoff verfügbar können Sie die Warteliste bequem abarbeiten.

klicken Sie bitte auf das “iSEKS Impfl” Symbol und wählen Sie Warteschlange.

Es erscheint Ihre Warteschlange für Impftermine. Die Reihenfolge richtet sich nach dem Zeitpunkt des Eintrags in die Warteschlange. Sie können die Warteschlange nach bevorzugtem Impfstoff filtern.

Ein Doppelklick auf den Warteschlangen Eintrag öffnet den Terminkalender, mit dem ein konkreter Impftermin für den/die Impfaspiranten/-in festgelegt werden kann.

Tägliche Impfmengen an die KV (Kassenärztliche Vereinigung) übermitteln

Zur Dokumentation des Impffortschritts ist gegenwärtig vorgesehen, dass Sie die täglichen Impfmengen der KV mitteilen.

Der Impfl unterstützt Sie dabei, indem es die tägliche Statistik auf Knopdruck ausgibt, und auf Wunsch in Ihrem Browser die entsprechende KV-Seite aufschlägt.

klicken Sie dafür auf das “iSEKS Impfl” Symbol und wählen Sie COVID-19 Tagesstatistik.

Es öffnet sich, das Tagesstatistik Fenster und - je nach Konfiguration - Ihr Webbrowser mit der entsprechenden Webpage der Kassenärztlichen Vereinigung.